Ayer mantenía una conversación con un manager, que, interesado por mejorar la comunicación en su equipo, se mostraba preocupado por el efecto de las nuevas tecnologías en la comunicación interpersonal, y como ejemplo expresaba sus dudas acerca de la aportación del correo electrónico a la mejora de las relaciones entre los individuos que trabajan en las empresas. En su percepción de que desde que se utiliza el e-mail en las organizaciones la comunicación ha empeorado, me preguntó mi opinión al respecto.
Como cualquier otra herramienta para la comunicación, digital o no, la bondad del e-mail reside en el uso que de él se haga, y ello depende directamente de la cultura organizativa de cada empresa. Si una organización vive un clima de transparencia informativa y fomenta actitudes como la transmisión del conocimiento, el respeto interpersonal, la responsabilidad (apoyada por un 'empowerment' efectivo) y como consecuencia facilita la comunicación entre todos los individuos, los pros y contras del e-mail toman su justa proporción, tal como lo harían los de cualquier otro medio de relación.
En un entorno organizativo ideal en el que confluyeran estos aspectos, nos encontraríamos con que no se sustituye el e-mail por una conversación cuando se requieren respuestas immediatas, ni tampoco se utiliza el correo electrónico para cubrirse practicando la estrategia del avestruz, y así podríamos ir nombrando todos los malos usos que se pudieran imaginar. Sin embargo, en esta misma compañía, nos beneficiaríamos de la posibilidad de comunicarnos con más de un interlocutor sin la necesidad de tener que convocar reuniones, que supondrían buscar fechas coincidentes y desplazamientos, y con la posibilidad de interactuar respetando la gestión del tiempo de cada persona y salvando las distancias físicas. Aunque intuyo que, reflexionando algo más, podríamos encontrar más ventajas. El balance del uso del e-mail para esta organización sería claramente positivo.
Como con cualquier otro canal de comunicación -una conversación cara a cara, una página web, una conferencia o una conversación telefónica, por nombrar algunos-, lo realmente efectivo es hacer en cada momento un uso de los medios adecuado a las circunstancias y las personas que se ven involucradas, y en el entorno corporativo, es esencial que ese uso esté en línea con los objetivos del negocio. La tecnología aporta las herramientas, pero la responsabilidad reside en los líderes de las organizaciones, que deben utilizarlas como instrumentos estratégicos que facilitan sin duda la consecución de los objetivos empresariales y crear un clima propicio en el que las personas -líderes y componentes de los equipos- puedan decidir el uso más conveniente de cada canal de comunicación en función del mensaje, los interlocutores, las circunstancias en que se transmite y otros factores.
El problema, y esto sería un tema para otro post, es que la tecnología ha experimentado una evolución tan vertiginosa que, en muchas organizaciones, ésta se ha anticipado a la capacidad de la misma empresa para entender lo que le aporta y, lo más importante, aprender a gestionarla de forma estratégica.
¿Estáis de acuerdo conmigo?
Según la noticia que se ha dado a conocer esta semana, las empresas empezarán a hacerse esta pregunta muy pronto. Todo indica que Apple se ha planteado como nuevo objetivo llegar a las empresas al incorporar el acceso al correo electrónico desde el iPhone. A partir de Junio, los ya usuarios del gadget podrán actualizar su software, que incorporará esta nueva aplicación.
